Caso de éxito
De cincuenta y nueve huecos a veinticuatro datos
Criadero canino con pedigrí · El caso que no va de SEO, sino de devolverle tres horas a alguien cada semana
No todos los proyectos de una consultora digital acaban en una gráfica de Search Console. Algunos acaban en que una persona deja de perder una mañana entera cada vez que vende un cachorro.
El cliente es un criadero español especializado en una raza de muestra poco frecuente, reconocido por la Real Sociedad Canina. Cada venta genera seis documentos —contrato, condiciones, factura, ficha, entrega, seguimiento— y cada uno de esos documentos tenía huecos que rellenar a mano. Cincuenta y nueve huecos en total. Repartidos así: diecisiete en el primero, doce en el segundo, tres en el tercero, nueve celdas en el cuarto, nueve en el quinto y nueve en el sexto.
Hoy se teclean veinticuatro datos una sola vez y los otros dieciséis campos los deriva el propio programa: el nombre completo, el segundo pago, el importe en letra, la base imponible, el IVA, el código de expediente, los nombres de fichero y las fechas escritas en texto y en letra.
Comencemos:
59 → 24
datos que se teclean por venta
12 → 2
arranques de Office por tanda
83% → 100%
tandas completadas sin error
30 / 30
documentos verificados sin fallo
1. El punto de partida: un membrete que era una fotografía
Antes de automatizar nada hubo que arreglar la base. El membrete corporativo del criadero no era un logotipo colocable en la plantilla: era un JPEG de 1.700 × 2.200 píxeles a 200 puntos por pulgada, con todo el texto rasterizado. Idéntico en el Word y en el Excel, mismo hash, imposible de editar como texto. Me explico 🙂 en ese membrete no había letras, había píxeles con forma de letra.
Dentro de esa imagen viajaban tres errores que se imprimían en cada documento que salía del criadero:
- La razón social escrita mal: decía la razón social con un espaciado y una partícula equivocados
- Un correo electrónico que ya no existía: contacto@ en lugar de info@.
- Y una tipografía que no era la de la marca: el estilo Normal del documento estaba en Calibri, no en Century Gothic.
Se corrigieron moviendo píxeles dentro de la propia imagen y redibujando únicamente lo imprescindible —la palabra «info», un guion y una coma—, reutilizando treinta de los treinta y dos caracteres de la razón social original para no alterar el trazo.
También se ajustó el tamaño del logotipo, y ahí la medición evitó un error. El original medía 302 × 304 píxeles con el claim a 2,79 milímetros de altura de caja. Se probó al 50% y al 25%, y al 25% el claim caía a 0,70 milímetros, por debajo del umbral de legibilidad en impresión, que ronda los 1,2. Se cerró en el 62,5% —189 × 190 píxeles— con el claim en 1,75 milímetros. Se lee, y ocupa lo que tiene que ocupar.
2. Lo que hicimos: una aplicación de escritorio, no una hoja de cálculo con macros
Un criadero no necesita un sistema de gestión empresarial: necesita que seis documentos salgan bien a la primera. Por ello la solución no fue una hoja de cálculo llena de macros, sino un programa para Windows que lee un Excel y genera los seis documentos de venta de cada cachorro, más sus PDF. Se entregó con cuatro piezas: la plantilla operativa de veinticinco columnas y ochenta filas, una especificación de desarrollo de siete hojas, el código fuente y un paquete portable de 28 MB con el intérprete de Python embebido, para que funcione sin instalar nada.
Y después vino la parte que de verdad importa: la ronda de pruebas en el ordenador real del criadero, con su Office instalado y sus rutas de carpetas. Aparecieron ocho defectos. Los ocho se corrigieron a partir de un caso concreto enviado por la clienta: un registro de error, una captura o el propio fichero que había fallado.
3. Los resultados
| Qué se midió | Antes | Después | Cómo se verificó |
|---|---|---|---|
| Datos a teclear por venta | 59 huecos | 24 datos | Recuento sobre los 6 documentos |
| Arranques de Office (6 cachorros) | 6 Word + 6 Excel | 1 Word + 1 Excel | Simulador instrumentando DispatchEx |
| Documentos por tanda | 60 de 72 pasos (83%) | Tanda completa | 36 documentos + 36 PDF |
| Ficheros de prueba correctos | - | 30 de 30 | 5 casos × 6 documentos |
| Tokens sin sustituir | - | 0 | Revisión campo a campo |
| Factura de 100 € | 99,99 € | 100,00 € | 7 totales al céntimo |
| Rutas largas de Word | 2 documentos fallidos | 42 de 42 correctos | Carpeta de 249 caracteres |
| Legibilidad del claim | 0,70 mm (prueba al 25%) | 1,75 mm (final, 62,5%) | Umbral: 1,2 mm |
Los siete totales verificados al céntimo fueron 250, 300, 300, 500, 250, 100.000 y 100 €. El error de la factura procedía de una celda heredada que calculaba el IVA como base × 0,21 sin redondear: el total interno quedaba en 299,9953 aunque en pantalla se imprimiera 300,00.
Se comprobó además que la lectura desde .xls y desde .xlsx produce documentos idénticos texto a texto, y se cerró por medición una duda que llevaba tiempo abierta: el Excel de Microsoft sí conserva el membrete al convertir la factura a .xls; LibreOffice no —dejaba el fichero en 9,7 KB partiendo de 140—.
4. Por qué contamos este caso
Porque describe algo que no se ve en un dashboard: la fricción diaria de un negocio pequeño. Seis documentos por cachorro, seis arranques de Word, seis de Excel, cincuenta y nueve huecos que rellenar sin equivocarse y una factura que, por un redondeo escondido en una celda, cobraba un céntimo de menos cada vez.
Nada de eso aparece en una auditoría SEO. Y sin embargo es exactamente el tipo de problema que se puede medir, arreglar y verificar.
Está claro que una consultora digital no vive de esto. Le recomiendo, aun así, desconfiar de quien solo sabe intervenir donde hay una gráfica bonita esperando al final.
Resumiendo: ¿dónde está su fricción?
Básicamente, en el trabajo que su equipo repite cada semana sin quejarse, porque «siempre se ha hecho así». Ese es el sitio donde mirar.
Tres cosas que le sugiero. Primero, cuente literalmente cuántos datos se teclean dos veces en su proceso más habitual: si son más de veinte, hay proyecto. Segundo, revise los cálculos heredados de sus plantillas antes de confiar en ellos, porque el céntimo que falta lleva años faltando. Y tercero, no acepte nunca el informe de éxito de un proceso como prueba de que el proceso funcionó: pida los ficheros y ábralos.
Recuerde, al final todo va de devolverle el tiempo a quien lo estaba perdiendo 😉